Jak wypełnić wniosek o zaświadczenie o niekaralności przez internet?

Zaświadczenie o niekaralności: kluczowy dokument przy pracy za granicą

Zaświadczenie o niekaralności jest dokumentem, który potwierdza brak wpisów o skazaniach w Krajowym Rejestrze Karnym (KRK). To istotny element rekrutacji, zwłaszcza przy zatrudnieniu za granicą, np. w Holandii czy Niemczech, gdzie wielu pracodawców wymaga od kandydatów przedstawienia tego dokumentu. Tradycyjnie uzyskanie zaświadczenia wiązało się z wizytą w urzędzie, jednak obecnie cały proces można zrealizować przez internet. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez każdy krok składania wniosku online, aby uzyskać zaświadczenie o niekaralności szybko i wygodnie.

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności przez internet?

Zaświadczenie o niekaralności to oficjalny dokument wydawany przez Krajowy Rejestr Karny (KRK) – centralną instytucję zajmującą się rejestracją danych o skazaniach i innych postępowaniach karnych. Dzięki zaświadczeniu, które można wygodnie uzyskać online, osoby prywatne i firmy mogą sprawdzić, czy dana osoba posiada przeszłość karną.

Zaświadczenie przydaje się w wielu sytuacjach, nie tylko w procesie rekrutacyjnym. Może być niezbędne także przy ubieganiu się o koncesje, licencje, czy uprawnienia zawodowe, a jego forma elektroniczna jest obecnie powszechnie akceptowana. Proces uzyskania zaświadczenia online odbywa się na platformie e-KRK, a dzięki podpisowi Profilem Zaufanym i płatnościom online wszystko można załatwić zdalnie, oszczędzając czas.

Przechodząc przez kolejne kroki opisane w tym artykule, dowiesz się, jak złożyć wniosek o zaświadczenie o niekaralności przez internet, jak wygląda proces weryfikacji oraz w jaki sposób pobrać gotowy dokument.

Przed rozpoczęciem upewnij się, że masz:

• Aktywny Profil Zaufany – jeśli jeszcze go nie masz, możesz założyć Profil Zaufany online, np. przez bankowość internetową lub w punkcie potwierdzającym. (Tutaj znajdziesz szczegółowy poradnik, jak założyć Profil Zaufany).
• Dostęp do internetu i aktywne konto e-mail – oba są niezbędne do rejestracji konta na platformie e-KRK i potwierdzania tożsamości.

Teraz możemy przejść do pierwszych kroków rejestracji. W dalszej części artykułu znajdziesz szczegółowe instrukcje oraz wskazówki, które pomogą Ci szybko i bez problemu złożyć wniosek o zaświadczenie z KRK w formie elektronicznej.

Krok 1: Rejestracja na platformie e-KRK

Aby złożyć wniosek o zaświadczenie o niekaralności online, najpierw należy założyć konto na platformie e-KRK. Dzięki temu będziesz mógł zarządzać wnioskami i odbierać dokumenty bezpośrednio przez internet. Poniżej opisujemy, jak przejść przez proces rejestracji:

1. Wejdź na stronę e-KRK

• Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź na stronę e-KRK.
• Na stronie głównej znajdziesz przycisk „Rejestracja” – kliknij go, aby rozpocząć proces zakładania konta.

2. Wypełnij formularz rejestracyjny

Na tym etapie będziesz proszony o wprowadzenie podstawowych danych osobowych oraz ustawienie hasła do konta. Krok po kroku wypełnij pola formularza:

• Imię i nazwisko – podaj swoje pełne imię i nazwisko.
• Adres e-mail – wpisz aktualny adres e-mail, na który otrzymasz potwierdzenie rejestracji oraz przyszłe powiadomienia.
• Hasło – wybierz bezpieczne hasło do konta. Upewnij się, że jest ono odpowiednio skomplikowane (zwykle platformy wymagają hasła z literami, cyframi i znakami specjalnymi).

3. Zaakceptuj regulamin

W formularzu znajdziesz pole z regulaminem korzystania z platformy e-KRK. Przeczytaj regulamin, a następnie zaznacz, że go akceptujesz. Jest to warunek konieczny do założenia konta.

4. Aktywuj konto

Po wypełnieniu formularza i zaakceptowaniu regulaminu, kliknij przycisk „Zarejestruj się”. Na podany przez Ciebie adres e-mail zostanie wysłana wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Sprawdź swoją skrzynkę pocztową, a jeśli nie widzisz wiadomości, upewnij się, że nie trafiła ona do folderu spamu.

Kliknięcie linku aktywacyjnego zakończy proces rejestracji i umożliwi zalogowanie się do platformy e-KRK.

5. Zaloguj się na e-KRK

Po aktywacji konta wróć na stronę główną platformy e-KRK i kliknij „Zaloguj się”. Wprowadź swój adres e-mail oraz hasło ustawione podczas rejestracji, aby uzyskać dostęp do konta.

Krok 2: Wypełnienie wniosku o zaświadczenie o niekaralności

Po pomyślnym zalogowaniu się na platformie e-KRK możemy przejść do wypełniania wniosku o zaświadczenie o niekaralności. Poniżej znajdziesz instrukcje krok po kroku, jak odnaleźć odpowiedni formularz i go uzupełnić.

1. Przejdź do sekcji z wnioskami

1. Po zalogowaniu na platformie e-KRK znajdź w menu zakładkę „Wnioski i zapytania”.
2. Wybierz opcję „Wniosek o osobę”. Spowoduje to otwarcie formularza wniosku, w którym będziesz mógł wprowadzić wszystkie niezbędne dane.

2. Wypełnij formularz wniosku

Na ekranie pojawi się formularz wniosku o udzielenie informacji o niekaralności. Uzupełnij poszczególne pola zgodnie z poniższymi wskazówkami:

• Dane osobowe – podaj swoje pełne imię i nazwisko oraz numer PESEL. Są to informacje konieczne do prawidłowej identyfikacji w rejestrze.
• Rodzaj kartoteki – wybierz rodzaj informacji, który ma być uwzględniony w zaświadczeniu (np. kartoteka karna). Dokładnie sprawdź, jakie informacje są potrzebne, aby dokument spełniał wymagania pracodawcy.

3. Sprawdź poprawność danych

Przed zapisaniem wniosku upewnij się, że wszystkie dane są poprawnie wprowadzone. Pomyłki mogą spowodować odrzucenie wniosku lub opóźnienie w jego rozpatrzeniu.

4. Zapisz wniosek

Po uzupełnieniu i sprawdzeniu formularza kliknij „Zapisz”. Wniosek zostanie zapisany na Twoim koncie i będzie gotowy do podpisania Profilem Zaufanym.

W kolejnym kroku zajmiemy się podpisaniem wniosku za pomocą Profilu Zaufanego przy użyciu bankowości internetowej.

Krok 3: Podpisz wniosek Profilem Zaufanym za pomocą bankowości internetowej

Aby wniosek został zaakceptowany, musisz podpisać go Profilem Zaufanym. Jeśli masz już Profil Zaufany, cały proces zajmie tylko kilka minut. Poniżej znajdziesz instrukcje, jak łatwo przejść przez ten etap przy użyciu własnej bankowości internetowej.

1. Wybierz metodę podpisania Profilem Zaufanym

Po zapisaniu wniosku pojawi się opcja jego podpisania. Wybierz „Podpisz Profilem Zaufanym”, a system automatycznie przekieruje Cię do strony Profilu Zaufanego.

2. Wybierz, czy posiadasz Profil Zaufany

Na stronie Profilu Zaufanego zostaniesz poproszony o wybór jednej z opcji:

• Jeśli masz już Profil Zaufany, przejdź do logowania za pomocą nazwy użytkownika lub adresu e-mail.
• Jeśli nie masz Profilu Zaufanego – zjedź niżej, gdzie znajdziesz opcję „Zaloguj się przez bank”.

3. Zaloguj się do bankowości internetowej

Na stronie Profilu Zaufanego wybierz opcję logowania przez bankowość internetową. Wybierz swój bank z listy, a następnie zaloguj się na swoje konto bankowe. Będziesz potrzebować standardowych danych do logowania, a proces potwierdzisz np. kodem SMS.

4. Potwierdź tożsamość i podpisz wniosek

Po zalogowaniu bank poprosi o potwierdzenie tożsamości. Zostaniesz poproszony o potwierdzenie podpisania wniosku, np. za pomocą kodu autoryzacyjnego e-mail. Po poprawnym potwierdzeniu tożsamości, Profil Zaufany automatycznie podpisze dokument.

5. Zobacz dane dokumentu i kliknij „Podpisz Profilem Zaufanym”

Po potwierdzeniu tożsamości zobaczysz swoje dane oraz informacje o podpisywanym dokumencie. Sprawdź, czy wszystkie informacje są poprawne, i kliknij „Podpisz Profilem Zaufanym”, aby zakończyć proces.

Krok 4: Opłać wniosek o zaświadczenie o niekaralności

Po pomyślnym podpisaniu wniosku Profilem Zaufanym zostaniesz automatycznie przekierowany na stronę płatności na e-platformę Krajowego Rejestru Karnego. Na początku wyświetli Ci się okienko z komunikatem, w którym możesz wybrać wersję językową dokumentu. Standardowo zaświadczenie wydawane jest w języku polskim, jednak możesz wybrać opcję wersji wielojęzycznej, jeśli będzie potrzebne np. dla pracodawcy zagranicznego.

1. Sprawdź szczegóły i kliknij „Zapłać i wyślij”

Po potwierdzeniu wyboru wersji językowej przejdziesz do sekcji płatności. Jeśli wszystkie dane we wniosku się zgadzają i jesteś gotów opłacić 20 zł za wydanie zaświadczenia, kliknij przycisk „Zapłać i wyślij”. Po kliknięciu wyświetli się ekran „Podsumowania zapłaty za eUsługę”, gdzie znajdziesz swoje dane płatnika oraz informacje o wnoszonej opłacie. Po sprawdzeniu podsumowania przejdziesz do sekcji realizacji płatności, gdzie możesz wybrać metodę.

2. Wybierz metodę i dokonaj płatności

W sekcji płatności wybierz jedną z dostępnych form płatności. Platforma e-KRK oferuje kilka metod płatności online, takich jak:

• Przelew bankowy online,
• Karta płatnicza.

Po wyborze metody postępuj zgodnie z instrukcjami systemu płatności online, wprowadź wymagane dane i potwierdź transakcję.

3. Sprawdź potwierdzenie płatności

Po zakończeniu płatności pojawi się komunikat potwierdzający jej pomyślne zaksięgowanie. Informacja o dokonanej opłacie zostanie również odnotowana na Twoim koncie e-KRK. W razie problemów z płatnością sprawdź dane transakcji lub skontaktuj się ze swoim bankiem.

Krok 5: Pobierz zaświadczenie o niekaralności

Po opłaceniu wniosku i zakończeniu całego procesu administracyjnego, zaświadczenie o niekaralności zazwyczaj powinno być gotowe do pobrania w ciągu 1 do 3 dni roboczych od momentu złożenia wniosku i dokonania opłaty. Po tym czasie otrzymasz powiadomienie na adres e-mail, że dokument jest już dostępny na Twoim koncie e-KRK. Oto jak odebrać dokument bezpośrednio z platformy.

1. Sprawdź status wniosku

Zaloguj się ponownie na swoje konto e-KRK i przejdź do zakładki „Wnioski i zapytania”. Znajdziesz tam informacje o aktualnym statusie swojego wniosku. Po rozpatrzeniu wniosku jego status powinien zostać oznaczony jako „Zrealizowany”. Możesz też zajrzeć bezpośrednio do sekcji obok o tytule “Odpowiedzi”, gdzie powinna znaleźć się odpowiedź do Twojego wniosku, a zatem gotowe do pobrania zaświadczenie o niekaralności.

2. Pobierz zaświadczenie

W sekcji „Odpowiedzi” znajdziesz opcję pobrania dokumentu. Zaświadczenie będzie dostępne w formie pliku XML, który jest opatrzony podpisem cyfrowym i posiada pełną moc prawną. Plik ten można wysłać pracodawcy lub przechowywać jako elektroniczną kopię zaświadczenia.

3. Konwertuj dokument (opcjonalnie)

Jeśli potrzebujesz zaświadczenia w formacie PDF, możesz je przekonwertować przy użyciu dostępnych narzędzi online. Pamiętaj, że elektroniczna wersja zaświadczenia (XML) jest w pełni akceptowana przez większość instytucji i nie wymaga dodatkowych poświadczeń.

Dlaczego warto wybrać zaświadczenie z KRK online? Różnice między wersją elektroniczną a papierową

Wybór wersji elektronicznej zaświadczenia o niekaralności na platformie e-KRK niesie ze sobą kilka istotnych korzyści w porównaniu do tradycyjnego zaświadczenia papierowego. Poniżej przedstawiamy najważniejsze różnice, które przemawiają za opcją online:

• Czas realizacji – Zgodnie z oficjalnymi informacjami wniosek internetowy może być realizowany w ciągu max. 20 dni roboczych, jednak często dokument jest dostępny do pobrania już po kilku dniach, co najczęściej bywa szybsze niż w przypadku przesyłki listownej, która trwa około 7 dni od otrzymania wniosku + czas dostarczenia. Mimo że wizyta osobista pozwala otrzymać zaświadczenie od ręki, złożenie wniosku online jest korzystnym rozwiązaniem dla osób, które nie mogą odwiedzić punktu osobiście.
• Niższy koszt – Za wydanie zaświadczenia online płaci się mniej niż za tradycyjne, papierowe zaświadczenie. Opłata w zależności od formy wydania zaświadczenia wynosi 20 zł (wniosek elektroniczny) zamiast 30 zł (wniosek papierowy), co czyni ją bardziej ekonomiczną opcją.
• Wygoda i dostępność – Elektroniczne zaświadczenie można pobrać bezpośrednio z konta e-KRK w formie pliku XML, opatrzonego podpisem cyfrowym i posiadającego pełną moc prawną, co umożliwia przesłanie dokumentu pracodawcy za granicą bez konieczności jego drukowania. Można go złożyć i uzyskać bez względu na miejsce pobytu, co jest idealnym rozwiązaniem dla osób pracujących za granicą, które potrzebują dokumentu, np. dla zagranicznego pracodawcy.
• Ekologiczne rozwiązanie – Wybór wersji online eliminuje potrzebę drukowania i transportu przesyłki, co jest bardziej przyjazne środowisku, redukując zużycie papieru.

Podsumowanie

Zaświadczenie o niekaralności online to wygodna i szybka opcja, która umożliwia oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki elektronicznemu zaświadczeniu z platformy e-KRK możesz łatwo przekazać dokument instytucjom w Polsce lub za granicą, mając pewność, że jest on zgodny z wymogami prawnymi.